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  • 如何更高效地工作?麥肯錫教你三招
    作者:BYZP 來源:豆瓣 日期:2017-03-21 瀏覽
    本文摘自《麥肯錫卓越工作方法》,它是國際知名咨詢公司麥肯錫成立八十多年來最重要的工作方法總結。

    在職場中工作的效率很重要,高效率的完成工作不僅對升職有一定的好處,也會改變自己的生活效率。那么,如何高效的工作成為了現在職場人員的一大困擾。

    工作秩序條理化

    1. 把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理干凈。必須確保你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

    2. 在你準備好辦理其他事情之前,不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著,所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜里占有一定的位置,并把有關的東西放到相應的位置上。

    3. 要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結束這項工作之前,為它采取了所有應該采取的處理措施。

    4. 按規則把已經處理完畢的東西送到適應的地方去。再核對一下剩下的重點工作,然后再去開始進行第二項最重要二的工作。

    工作方法多樣化

    1. 綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。

    我們說,辦事要有順序,并不是同一時間內只能辦一件事,而是運用系統論、運籌學等原理,可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中,把工作單方向一件一件依次進行的辦法,叫做垂直型工作。就像站著一大排人,一個一個地傳遞磚頭,這樣做效率比較低。反之,如果把各項工作綜合起來統一安排,效率就會大大提高。

    2. 結合。即把若干步驟結合起來。

    例如有兩項或幾項工作,它們既互不相同,又有類似之處,互有聯系,實質上又是服務于同一目的的,因而可以把這兩項或幾項工作結合為一,利用其相同或相關的特點,一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復勞動的時間。

    3. 重新排列。即改變步驟的順序。

    也就是說要考慮做工作時采取什么樣的順序最合理,要善于打破自然的時間順序,采取電影導演的“分切”、“組合”式手法,重新進行排列。例如,一天工作下來很疲乏,晚上又要上夜校,那么就應該把休息時間提前,從床上移到其它地方,如在公共汽車上趁機閉目養神,可保證晚上精力充沛。

    4. 變更。即改變工作方法。

    改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,即對現行的手段方法認真、仔細地加以分析,從中找出存在的問題,即找出那些不合理和無效的部分,加以改進,使之與實現目標要求相適應。另一種是“獨創改善方式”。即不受現行的手段、方法的局限,在明確的目的基礎上,提出實現目的的各種設想,從中選擇最佳的手段和方法。

    5. 穿插。

    盡可能把不同性質的工作內容互相穿插,避免打疲勞戰,如寫報告需要幾個小時,中間可以找人談談別的事情,讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開會,下午到群眾中去搞調查研究。

    6. 代替。即把某種要素換成其他要素。

    如能打電話的就不寫信,需要寫信的改為寫便條,需要每周出訪的改為隔周一次,在不出訪的那一周里,可用電話來代替出訪。

    7. 標準化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。

    比如,記錄時使用通用的記號,這樣一來就簡單了。對于經常性的詢問,事先可準備好標準答復。

    工作內容簡明化

    最容易不過的是忙碌,最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡,善于把復雜的事物簡明化,是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

    美中貿易全國委員會主席唐納德。C.伯納德在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時,應該先問三個“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?

    根據這個啟示,我們在檢查分析每項工作時,首先問一問以下六個問題:

    1. 為什么這個工作是需要的?是根據習慣而做的嗎?可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢?

    2. 這件工作的關鍵是什么?做了這件工作之后會出現什么過去沒有的新效果?

    3. 如果必須干這件工作,那么可以在哪里干?既然可以邊聽音樂邊輕松地完成,還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?

    4. 什么時候干這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時間里干最重要的工作?是否為了能“著手進行”重要工作,用了整天的時間去使工作“條理化”,結果把時間用完了,而所料理的只不過是些支離破碎的事情?

    5. 誰干這件工作好呢?是自己干還是安排別人去干?

    6. 這件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?還是應采取最佳方法而提高效率?

    然后在對每一項工作分析檢查之后,再采取如下步驟:

    1. 省去不必要的工作。

    2. 使工作順序合理,干起來得心應手。

    3. 兩件或兩件以上的工作能夠合并起來做的就聯系起來做。

    4. 盡可能使雜七雜八的事務性工作簡單化。

    5. 預先訂好一項工作的程序。增強工作預見性,走一走,看兩步,想三步,提高決策的效率和準備性,減少決策過程的時間并使決策無誤。

    來源:豆瓣
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